Kiezen wat je als eerste automatiseert

Welk werk komt zo vaak terug dat je team er last van heeft? Dat is een bruikbaarder begin dan vragen wat er allemaal met AI kan. Kies één taak met een duidelijk begin, eind en iemand die het werk nu doet.

We bekijken hoe vaak die taak voorkomt, hoeveel tijd die kost en wie het werk doet. Zo kunnen we bepalen wat een eerste versie moet doen. Een lijst van veertig kansen geeft die antwoorden nog niet.

De eerste twee signalen zijn volume en herhaling. Iets dat dagelijks of wekelijks langskomt en niet per kwartaal, en dat elke keer dezelfde stappen in dezelfde volgorde aflegt: er komt iets binnen, iemand zoekt iets op, neemt iets over en boekt het. De winst van een automatisering is de winst per keer maal het aantal keren, en dat tweede getal doet het meeste werk.

Daarna komt de vraag of de regels hardop te zeggen zijn. Niet dat iemand er even naar kijkt, maar: als het factuurnummer overeenkomt en het bedrag binnen de marge valt, dan boeken. Uitzonderingen mogen er zijn, zolang je kunt benoemen wanneer je in een uitzondering zit. Kun je het aan een nieuwe collega uitleggen zonder erbij te gaan zitten, dan kun je het ook in code zetten.

Verder helpt het als iemand de uren kan noemen. Kan niemand in het bedrijf zeggen hoe lang dit werk kost, dan is dat op zichzelf al informatie: meestal ligt het over veel mensen verspreid, en dan is tellen de eerste stap en bouwen de tweede.

En er moet iemand zijn die het wil. Een proces zonder eigenaar levert geen antwoorden op zodra er tijdens het bouwen een vraag opkomt, en die vragen komen. De beste eerste case is er een waarbij de persoon die het werk nu doet af en toe naast je komt zitten.

Tel hoe vaak de taak per week voorkomt en hoeveel minuten iemand eraan besteedt. Twintig keer per week, twaalf minuten per keer, is vier uur. Meer kun je daarmee niet besparen, en er blijft altijd nakijkwerk over.

Kies daarna een getal dat je achteraf kunt controleren. Uren zijn te tellen. Meer grip en minder ruis zijn dat niet, en een project dat daarop is verkocht eindigt in een discussie die niemand kan winnen. Noem dat getal in het gratis gesprek, dan weet je zelf waar je twee weken later naar kijkt.

Een taak die vijf afdelingen en drie losse systemen raakt, is meestal te groot om mee te beginnen. Er kan veel tijdwinst in zitten. Maar je bent maanden bezig voordat iemand de software kan gebruiken, terwijl de aannames intussen veranderen.

Lastiger te zien is het proces waarvan de regels in het hoofd van één persoon zitten en per klant anders zijn. Die is te bouwen, maar dan begint het project met het opschrijven van die regels, en dat is een ander project met een andere doorlooptijd. Zeg dat vooraf, dan is het een keuze in plaats van een tegenvaller.

En dan is er de categorie zonder proces: een AI-strategie, een innovatietraject, een pilot zonder eigenaar. Wat daar misgaat is bijna nooit het model, maar een vraag die nooit klein is gemaakt. Van de AI-pilots bij grote bedrijven levert 95 van de 100 niets op, en wie het door een gespecialiseerde bouwer laat doen slaagt twee keer zo vaak als wie het zelf probeert (MIT NANDA, The GenAI Divide, 2025).

We spreken af welke taak we automatiseren en geven vooraf een prijs. Binnen twee weken staat er een werkende eerste versie op echte gegevens van jullie, in een aparte omgeving om de uitkomsten te controleren.

De eerste versie draait naast het bestaande werk. Jullie vergelijken de uitkomsten met die van de medewerkers die de taak nu uitvoeren. Pas als die overeenkomen, gaat de software live. Daarna kiezen jullie een volgende taak. Die is meestal sneller klaar, omdat de koppelingen er al zijn.

Twee weken lukt als de taak duidelijk begrensd is: een afgesproken startpunt, enkele stappen en een uitkomst die iemand kan nakijken.

De uitzondering hoort daarbij. Ziet het systeem iets dat niet past bij wat het verwacht, dan gaat de zaak met de reden erbij naar een mens. Dat is het ontwerp en geen gebrek: een systeem dat alles afhandelt, handelt ook de gevallen af die het niet begrijpt.

Verder blijven de eindcontrole en alles wat naar buiten gaat of geld verplaatst bij een mens liggen. En dan zijn er de stukken werk waarvan we in het gesprek samen vaststellen dat automatiseren er meer kost dan het oplevert. Dat zeggen we dan in dat gesprek, en niet bij de oplevering.