Workflow automatisering op je eigen systemen

Een workflow begint met iets dat binnenkomt en eindigt met een concrete uitkomst. Bij een werkbon leest iemand nu de PDF, zoekt de opdracht op, neemt de uren over en boekt ze. Dat gebeurt elke dag in dezelfde volgorde.

Zolang mensen deze stappen met de hand doen, kost dat tijd en glipt er soms iets doorheen. Met workflow automatisering voert software dezelfde stappen uit zolang er niets bijzonders gebeurt.

Elke workflow begint bij een trigger. In de praktijk is dat er meestal één van deze: een mail met bijlage in een gedeelde postbus, een nieuw bestand in een map of op een schijf, een regel die verandert in een systeem, een ingevuld formulier op je site, een bericht in een teamchat, of gewoon de klok, elke werkdag om zeven uur.

We spreken die trigger af voordat we bouwen, want hij bepaalt ook wat er gebeurt als het misgaat. Een workflow die op een postbus staat, moet weten wat hij doet met een mail die er nét niet uitziet zoals verwacht.

We bouwen op de systemen die er al staan: de mailbox, de documentenmap, het boekhoudpakket, het ERP, het planbord, het CRM, en de spreadsheets die er in de praktijk nog naast liggen. Via een API als die er is, en anders via de weg die er wel is, een export, een database of een bestand dat elke nacht klaargezet wordt.

Je hoeft geen andere software te gaan gebruiken. We automatiseren de stappen die je team nu uitvoert in de systemen die er al zijn.

Aan het eind staat er iets concreets. Een geboekte regel. Een concept-mail klaar in de map concepten. Een rapport dat maandagochtend in de teammap staat. Een status die is bijgewerkt in het systeem waar iedereen toch al kijkt.

Daarnaast een logboek. Per run staat erin wat er binnenkwam, welke stappen het systeem zette en wat eruit ging. Zonder dat logboek is een automatisering een zwarte doos, en een zwarte doos vertrouwt niemand langer dan twee weken.

Het oordeel. Twijfelt het systeem over wat het ziet, dan legt het de zaak voor in plaats van te gokken. Alles wat namens jullie naar buiten gaat of geld verplaatst, keurt iemand goed voordat het weggaat.

Bij een storing kan het team de taak tijdelijk met de hand uitvoeren. De verantwoordelijke krijgt daar een bericht over, zodat het werk door kan gaan.

Werk dat elke keer anders loopt, en werk waar het contact zelf de waarde is. Ook werk dat één keer per kwartaal terugkomt: het onderhoud daarop kost meer dan het oplevert.

We beginnen met een taak die vaak genoeg voorkomt om het verschil te merken. Werkt dat, dan is een tweede taak sneller aan te sluiten omdat de koppelingen er al zijn.