Workflow automatisering op je eigen systemen

Een workflow is een route die werk elke keer opnieuw aflegt. Er komt iets binnen, er gebeuren een paar stappen mee, en er gaat iets uit. Een werkbon komt binnen, iemand leest hem, zoekt de bijbehorende opdracht op, neemt de uren over en boekt ze. Vier stappen, elke dag, altijd in dezelfde volgorde.

Zolang mensen die route met de hand lopen, kost elke stap tijd en glipt er af en toe iets doorheen. Workflow automatisering betekent dat we de route in code zetten, precies zoals jullie hem lopen, en dat het systeem hem loopt zolang er niets bijzonders gebeurt.

Elke workflow begint bij een trigger. In de praktijk is dat er meestal één van deze: een mail met bijlage in een gedeelde postbus, een nieuw bestand in een map of op een schijf, een regel die verandert in een systeem, een ingevuld formulier op je site, een bericht in een teamchat, of gewoon de klok, elke werkdag om zeven uur.

We spreken die trigger af voordat we bouwen, want hij bepaalt ook wat er gebeurt als het misgaat. Een workflow die op een postbus staat, moet weten wat hij doet met een mail die er nét niet uitziet zoals verwacht.

We bouwen op de systemen die er al staan: de mailbox, de documentenmap, het boekhoudpakket, het ERP, het planbord, het CRM, en de spreadsheets die er in de praktijk nog naast liggen. Via een API als die er is, en anders via de weg die er wel is, een export, een database of een bestand dat elke nacht klaargezet wordt.

Overstappen op andere software is geen voorwaarde om te beginnen. Dat is ook het idee: de route die jullie nu lopen is de route die we automatiseren.

Aan het eind staat er iets concreets. Een geboekte regel. Een concept-mail klaar in de map concepten. Een rapport dat maandagochtend in de teammap staat. Een status die is bijgewerkt in het systeem waar iedereen toch al kijkt.

Daarnaast een logboek. Per run staat erin wat er binnenkwam, welke stappen het systeem zette en wat eruit ging. Zonder dat logboek is een automatisering een zwarte doos, en een zwarte doos vertrouwt niemand langer dan twee weken.

Het oordeel. Twijfelt het systeem over wat het ziet, dan legt het de zaak voor in plaats van te gokken. Alles wat namens jullie naar buiten gaat of geld verplaatst, keurt iemand goed voordat het weggaat.

Gaat er iets stuk, dan valt de workflow terug op de handmatige route. Een storing hoort de operatie niet stil te leggen, maar een bericht te zijn dat zegt dat het vandaag even met de hand moet.

Werk dat elke keer anders loopt, en werk waar het contact zelf de waarde is. Ook werk dat één keer per kwartaal terugkomt: het onderhoud daarop kost meer dan het oplevert.

We beginnen daarom met één route die vaak genoeg loopt om het verschil te merken. Werkt die, dan is de tweede een stuk sneller, want de koppelingen liggen er dan al.