Welke processen kun je met AI automatiseren?

Kies werk dat steeds dezelfde stappen volgt. Bij een werkbon leest iemand de inhoud, zoekt de opdracht op, neemt de uren over en boekt ze. Vier stappen die elke dag terugkomen.

Elke handmatige stap kost tijd en soms wordt iets overgeslagen. Wij bouwen software die dezelfde stappen uitvoert. Bij een uitzondering stopt die automatische afhandeling.

Elk proces begint bij een aanleiding. In de praktijk is dat er meestal een van deze: een mail met bijlage in een gedeelde postbus, een nieuw bestand in een map of op een schijf, een regel die verandert in een systeem, een ingevuld formulier op je site, een bericht in een teamchat, of gewoon de klok, elke werkdag om zeven uur.

We spreken vooraf af wat de taak start en wat er bij een fout moet gebeuren. Leest de software een postbus, dan leggen we bijvoorbeeld vast wat die doet met een onverwachte e-mail.

Een werkbon komt binnen als PDF in een gedeelde postbus. Het systeem leest hem uit, zoekt de bijbehorende opdracht op in de planning en zet de uren klaar in het pakket waar de facturatie uit loopt. Klopt er iets niet, dan gaat de bon met de reden erbij naar een aparte map. De uitzondering en de eindcontrole blijven bij een mens.

Of een planbord dat elke ochtend om zes uur de opdrachten van vandaag uit twee systemen haalt die niet met elkaar praten, en ze naast elkaar zet met wat er nog mist. De planner ziet in een scherm wat er geregeld moet worden en verzet het zelf. Het bord verzet niets uit zichzelf.

Werk dat elke keer anders loopt, en werk waar het contact zelf de waarde is. Ook werk dat een keer per kwartaal terugkomt, want het onderhoud daarop kost meer dan het oplevert.

We beginnen met werk dat vaak genoeg terugkomt om het verschil te merken. Werkt de eerste versie, dan is een volgende taak sneller te bouwen omdat de koppelingen er al zijn.